Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z serwisu gr8cars.rent, rezerwacją i najmem pojazdów, w jakich celach, na jakiej podstawie, komu je przekazujemy i jakie prawa Ci przysługują.

Data obowiązywania: od dnia publikacji

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@gr8cars.rent. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

1. Rezerwacja i najem pojazdu. Przetwarzamy dane podane w formularzu rezerwacji i w formularzu danych do umowy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, datę urodzenia, numer PESEL, serię i numer dowodu osobistego, dane prawa jazdy (numer, numer blankietu, data wydania, organ wydający, data ważności), adres zamieszkania i kraj zamieszkania, adres dostawy pojazdu, a także termin, pojazd, wybrane dodatki, wariant kaucji i treść uwag. Cel: obsługa rezerwacji, zawarcie i wykonanie umowy najmu, rozliczenie płatności i kaucji, wydanie i zwrot pojazdu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa i działania przed jej zawarciem).
2. Dodatkowi kierowcy. Jeżeli w rezerwacji wskażesz dodatkowego kierowcę, otrzymujemy od Ciebie jego dane w tym samym zakresie co dane najemcy. Przetwarzamy je w celu dopuszczenia tej osoby do prowadzenia pojazdu i wykonania umowy najmu, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prosimy, abyś poinformował tę osobę o przekazaniu jej danych i o treści niniejszej Polityki.
3. Weryfikacja potencjalnego najemcy — zasady opisuje pkt 3.
4. Faktury i rozliczenia. Jeżeli prosisz o fakturę, przetwarzamy także NIP, nazwę i adres firmy. Cel: wystawienie faktury, prowadzenie księgowości i rozliczeń podatkowych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny). Dane firmy możemy uzupełnić na podstawie numeru NIP z publicznego rejestru REGON prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny.
5. Konto klienta. Jeżeli założysz konto, przetwarzamy adres e-mail, dane kontaktowe i dane do faktury zapisane w profilu oraz historię Twoich rezerwacji. Logowanie odbywa się jednorazowym linkiem lub kodem wysyłanym na adres e-mail — nie przechowujemy haseł klientów. Cel: prowadzenie konta i udostępnienie historii rezerwacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
6. Vouchery. Przy zakupie vouchera przetwarzamy adres e-mail i numer telefonu kupującego, imiona wpisane na voucherze (od kogo i dla kogo) oraz — jeżeli prosisz o fakturę — dane firmy. Cel: sprzedaż, wydanie i realizacja vouchera. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
7. Formularz kontaktowy, e-mail, telefon, SMS, WhatsApp. Przetwarzamy dane podane w wiadomości (zwykle imię i nazwisko, e-mail, telefon i treść). Cel: odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prowadzenie korespondencji).
8. Wiadomości e-mail i SMS dotyczące rezerwacji. Wysyłamy potwierdzenia, prośby o uzupełnienie danych, linki do płatności i informacje o odbiorze pojazdu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
9. Ochrona pojazdów. Pojazdy mogą być wyposażone w urządzenia geolokalizacyjne i zabezpieczenia antykradzieżowe. Dane o położeniu pojazdu przetwarzamy w celu ochrony mienia, przeciwdziałania kradzieży oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
10. Mandaty, opłaty i wezwania. Jeżeli organ lub operator drogi bądź parkingu zwróci się do nas w sprawie korzystania z pojazdu w okresie najmu, możemy wskazać najemcę jako użytkownika pojazdu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO.
11. Roszczenia. Dane z rezerwacji i umowy możemy przetwarzać w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
12. Statystyki i reklama. Za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies korzystamy z narzędzi analitycznych i marketingowych opisanych w pkt 6. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), którą możesz w każdej chwili wycofać.
13. Bezpieczeństwo serwisu. Serwer zapisuje techniczne logi (m.in. adres IP, czas i adres żądania, informacje o przeglądarce) w celu zapewnienia bezpieczeństwa i diagnozowania błędów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Weryfikacja potencjalnego najemcy

1. Przed zawarciem umowy najmu Administrator weryfikuje tożsamość i wiarygodność osoby, która chce wynająć pojazd, w tym sprawdza, czy figuruje ona w zewnętrznych rejestrach nieuczciwych najemców pojazdów.
2. Weryfikacji podlegają dane podane w rezerwacji lub w formularzu danych do umowy: imię i nazwisko, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, numer prawa jazdy i numer blankietu prawa jazdy, adres zamieszkania, numer telefonu oraz adres e-mail.
3. Celem weryfikacji jest ochrona mienia Administratora oraz zapobieganie oszustwom i wyłudzeniom pojazdów. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
4. W wyniku weryfikacji Administrator może pozyskać od podmiotu prowadzącego rejestr informację, czy dana osoba figuruje w rejestrze, wraz z danymi wpisu.
5. Decyzję o zawarciu umowy podejmuje pracownik Administratora, a nie system działający automatycznie. Negatywny wynik weryfikacji może skutkować odmową zawarcia umowy najmu. Osoba, której dane dotyczą, może przedstawić swoje stanowisko i zakwestionować wynik, kontaktując się z Administratorem pod adresem kontakt@gr8cars.rent.
6. Wynik weryfikacji przechowywany jest do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z rezerwacją lub umową najmu, nie dłużej niż 6 lat.

4. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych wyżej. Odbiorcami mogą być:

• dostawca hostingu i serwerów, na których działa serwis i system obsługi wypożyczalni — OVH (serwery w Unii Europejskiej),
• dostawca usług poczty elektronicznej, przez którego wysyłamy wiadomości e-mail,
• operator płatności online Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie — w zakresie płatności BLIK i szybkich przelewów,
• SMSAPI (LINK Mobility Poland sp. z o.o.) — w zakresie wiadomości SMS dotyczących rezerwacji,
• Google Ireland Ltd. — podpowiedzi adresów i wyliczanie odległości dostawy (Google Maps Platform) oraz Google Analytics 4, Google Ads i Google Tag Manager (w zakresie opisanym w Polityce cookies),
• Meta Platforms Ireland Ltd. — Meta Pixel, o ile wyrazisz zgodę na cookies, oraz formularze kontaktowe w serwisach Facebook i Instagram,
• podmioty prowadzące rejestry nieuczciwych najemców pojazdów — w zakresie opisanym w pkt 3,
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, windykacyjne i serwisowe oraz ubezpieczyciele,
• organy publiczne, operatorzy dróg i parkingów oraz inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej. Korzystanie z usług Google i Meta może wiązać się z przekazaniem danych do USA. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

6. Cookies, statystyki i reklama

1. Serwis korzysta z plików cookies i podobnych technologii. Niezbędne cookies (m.in. zapamiętanie decyzji o cookies i sesja konta klienta) działają zawsze. Cookies narzędzi analitycznych (Google Analytics 4, Google Tag Manager, Rybbit) i marketingowych (Meta Pixel, Google Ads) zapisujemy dopiero po wyrażeniu zgody w banerze. Przed zgodą skrypt Google działa w trybie zgody (Google Consent Mode) i wysyła do Google sygnały bez cookies, opisane w Polityce cookies.
2. Szczegóły, lista narzędzi i sposób zmiany zgody opisuje Polityka cookies.
3. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

7. Jak długo przechowujemy dane

• dane z rezerwacji i umowy najmu (w tym PESEL i dane dokumentów) — do upływu okresu przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia najmu,
• zapytania i rezerwacje, które nie zakończyły się zawarciem umowy — 12 miesięcy od ostatniego kontaktu,
• dokumenty księgowe (faktury, rozliczenia, sprzedaż voucherów) — 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
• dane konta klienta — do czasu usunięcia konta; jednorazowe kody i linki logowania wygasają po krótkim czasie i są usuwane,
• korespondencja z formularza kontaktowego, e-mail i SMS — przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń,
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania,
• logi serwera — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu.

8. Twoje prawa

1. Masz prawo do:
   • dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
   • sprostowania danych,
   • usunięcia danych,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • przenoszenia danych,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
   • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.
2. Prawo do usunięcia danych i prawo sprzeciwu nie mają zastosowania, gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
3. Aby skorzystać z praw, napisz na adres kontakt@gr8cars.rent.
4. Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rezerwacji, zawarcia umowy najmu, zakupu vouchera lub uzyskania odpowiedzi na zapytanie. Bez danych do umowy, w tym numeru PESEL i danych dokumentów, nie możemy potwierdzić rezerwacji online.

10. Bezpieczeństwo

Połączenie z serwisem jest szyfrowane (HTTPS). Dostęp do danych klientów mają wyłącznie upoważnione osoby. Płatności obsługuje operator płatności — nie przechowujemy danych uwierzytelniających płatności. Regularnie aktualizujemy oprogramowanie, z którego korzystamy.

11. Zmiany Polityki

Polityka może być zmieniana, w szczególności w razie zmiany przepisów, sposobu działania serwisu lub dostawców usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie. Warunki najmu opisuje Regulamin.